KOMUNIKASI

DISUSUN OLEH :

Vivit Nur Fatma

ADMINISTRASI PERKANTORAN 22

POLITEKNIK INFORMATIKA NASIONAL

2015

KATA PENGANTAR

Alhadulillah, segala puji bagi allah SWT yang telah mengajarkan kepada manusia apa-apa yang belum di ketahuinya dan memberikan hidayah dan rahmatNya antara lain berupa kekuatan lahir dan batin sehingga penulis dapat merampungkan penyusunan makalah ini dengan segala keterbatasan dan kekurangan.

Penulis menyadari dalam penyusunan makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu saran dan kritikan yang sifatnya membangun sangat diperlukan penulis demi kesempurnaan penulisan makalah ini pada masa yang akan mendatang.

Akhir kata dengan segala kerendahan hari penulis mengucapkan mohon maaf dan terima kasih, semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua,

Amin............................

Makassar, Desember 2015

Kelompok 1

PENDAHULUAN

Latar belakang

Komunikasi adalah proses pengiriman dan penerimaan informasi atau pesan antara dua orang atau lebih dengan cara yang efektif, sehingga pesan yang dimaksud dapat dimengerti. Dalam penyampaian atau penerimaan informasi ada dua pihak yang terlibat yaitu :

1.       Komunikator : Orang / kelompok orang yang menyampaikan informasi atau pesan

2.      Komunikan : orang atau kelompok orang yang menerima pesan.

Dalam berkomunikasi keberhasilan komunikator atau komunikan sangat ditentukan oleh beberapa faktor yaitu : Cakap, Pengetahuan, Sikap, Sistem Sosial, Kondisi lahiriah. Menurut Lasswell, Effendy (1994:11-19) membedakan proses komunikasi menjadi dua tahap, yaitu:

1.      Proses komunikasi secara primer

Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah pesan verbal (bahasa), dan pesan nonverbal (kial/gesture, isyarat, gambar, warna, dan lain sebagainya) yang secara langsung dapat/mampu menerjemahkan pikiran dan atau perasaan komunikator kepada komunikan.

Komunikasi berlangsung apabila terjadi kesamaan makna dalam pesan yang diterima oleh komunikan. Dengan kata lain, komunikasi adalah proses membuat pesan yang setara bagi komunikator dan komunikan. Prosesnya sebagai berikut, pertama-tama komunikator menyandi (encode) pesan yang akan disampaikan disampaikan kepada komunikan. Ini berarti komunikator memformulasikan pikiran dan atau perasaannya ke dalam lambang (bahasa) yang diperkirakan akan dimengerti oleh komunikan. Kemudian giliran komunikan untuk menterjemahkan (decode) pesan dari komunikator. Ini berarti ia menafsirkan lambang yang mengandung pikiran dan atau perasaan komunikator tadi dalam konteks pengertian. Yang penting dalam proses penyandian (coding) adalah komunikator dapat menyandi dan komunikan dapat menerjemahkan sandi tersebut (terdapat kesamaan makna).

2.      Proses komunikasi sekunder

Proses komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama.

Seorang komunikator menggunakan media ke dua dalam menyampaikan komunikasike karena komunikan sebagai sasaran berada di tempat yang relatif jauh atau jumlahnya banyak. Surat, telepon, teleks, surat kabar, majalah, radio, televisi, film, dsb adalah media kedua yang sering digunakan dalam komunikasi. Proses komunikasi secara sekunder itu menggunakan media yang dapat diklasifikasikan sebagai media massa (surat kabar, televisi, radio, dsb.) dan media nirmassa (telepon, surat, megapon, dsb.).
Dari penjabaran di atas, komunikasi berperan penting bagi kehidupan manusia, karena manusia itu sendiri dikenal sebagai makhluk sosial. Setiap saat pasti manusia di dunia ini melakukan komunikasi, baik itu komunikasi verbal maupun komunikasi non verbal.

PEMBAHASAN

1.     PENGERTIAN KOMUNIKASI

Komunikasi atau communicaton berasal dari bahasa Latin communis yang berarti sama. Communico, communicatio atau communicare yang berarti membuat sama (make to common). Secara sederhana komuniikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan. Oleh sebab itu, komunikasi bergantung pada kemampuan kita untuk dapat memahami satu dengan yang lainnya (communication depends on our ability to understand one another).

Komunikasi adalah "suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain".  Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu.

Pada awalnya, komunikasi digunakan untuk mengungkapkan kebutuhan organis. Sinyal-sinyal kimiawi pada organisme awal digunakan untuk reproduksi. Seiring dengan evolusi kehidupan, maka sinyal-sinyal kimiawi primitif yang digunakan dalam berkomunikasi juga ikut berevolusi dan membuka peluang terjadinya perilaku yang lebih rumit seperti tarian kawin pada ikan.

Manusia berkomunikasi untuk membagi pengetahuan dan pengalaman. Bentuk umum komunikasi manusia termasuk bahasa sinyal, bicara, tulisan, gerakan, dan penyiaran. Komunikasi dapat berupa interaktif, komunikasi transaktif|transaktif, komunikasi bertujuan|bertujuan, atau komunikasi tak bertujuan|tak bertujuan.

Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain. Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan tersebut.

2.     UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

KOMUNIKASI merupakan suatu prosesyang mempunyai komponen dasar sebagai berikut :

Semua fungsi manajer melibatkan  proses komunikasi. Proses komunikasi dapat dilihat pada skema dibawah ini :  

Diagram Proses Komunikasi

1.      Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi

Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide  untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan   dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan  atau diekspresikan  oleh pengirim pesan.  Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.

 Materi pesan dapat berupa :

a.       Informasi

b.      Ajakan

c.       Rencana kerja

d.      Pertanyaan dan sebagainya

2.      Simbol/ isyarat

Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat  dipahami oleh  orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan  penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.

3.      Media/penghubung

Media adalah alat untuk penyampaian pesan seperti : TV, radio surat kabar,  papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan  yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.

4.      Mengartikan kode/isyarat

Setelah  pesan diterima  melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka  si penerima pesan  harus dapat mengartikan  simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.

5.      Penerima pesan

Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan  dari sipengirim  meskipun dalam bentuk code/isyarat  tanpa mengurangi arti pesan  yang dimaksud oleh pengirim.

6.      Balikan (feedback)

Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi  kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting  bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung  yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak.

Balikan yang diberikan oleh orang lain  didapat dari pengamatan pemberi balikan  terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan  menggambarkan perilaku penerima pesan  sebagai reaksi  dari pesan  yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan  kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.

7.      Gangguan

                        Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi  akan tetapi mempunyai pengaruh dalam  proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah  hal yang  merintangi atau menghambat  komunikasi  sehingga penerima salah menafsirkan pesan  yang diteriman

3.     PENTINGNYA KOMUNIKASI

Mengapa manusia perlu berkomunikasi ?

Pertama, adalah hasrat manusia untuk mengontrol lingkungannya. Melalui komunikasi manusia dapat mengetahui peluang yang ada untuk dimanfaatkan, dipelihara dan menghindar pada hal-hal yang mengancam alam sekitarnya. Melalui komunikasi manusia dapat mengetahui suatu kejadian atau peristiwa. Bahkan melalui komunikasi manusia dapat mengembangkan pengetahuannya, yakni belajar dari pengalamannya, maupun melalui informasi yang mereka terima dari lingkungan sekitarnya.

Kedua, adalah upaya manusia untuk dapat beradaptasi dengan lingkungannya. Proses kelanjutan suatu masyarakat sesungguhnya tergantung bagaimana masyarakat itu bisa beradaptasi dengan lingkungannya. Penyesuaian disini bukan saja terletak pada kemampuan manusia memberi tanggapan terhadap gejala alam seperti banjir, gempa bumi dan musim yang mempengaruhi perilaku manusia, tetapi juga lingkungan masyarakat tempat manusia hidup dalam tantangan. Dalam lingkungan seperti ini diperlukan penyesuaian, agar manusia dapat hidup dalam suasana yang harmonis.

Ketiga, adalah upaya untuk melakukan transformasi warisan sosialisasi. Suatu masyarakat yang ingin mempertahankan keberadaannya, maka anggota masyarakatnya dituntut untuk melakukan pertukaran nilai, perilaku, dan peranan. Misalnya bagaimana orangtua mengajarkan tatakrama bermasyarakat yang baik kepada anak-anaknya. Bagaimana sekolah difungsikan untuk mendidik warga negara. Bagaimana media massa menyalurkan hati nurani khalayaknya, dan bagaimana pemerintah dengan kebijaksanaan yang dibuatnya untuk mengayomi kepentingan anggota masyarakat yang dilayaninya.

PENTINGNYA KOMUNIKASI PADA PERUSAHAAN

            Komunikasi yang efektif dan efesien mempunyai arti yang sangat penting bagi manajemen di dalam melaksanakan fungsinya untuk merencanakan, mengorganisir, melaksanakan, mengarahkan dan mengawasi semua kinerja organisasi.

·         Menyelesaikan masalah lebih cepat

Ketika didapati sebuah masalah maka biasanya selalu ada diskusi untuk menyelesaikan masalah tersebut. Apabila orang-orang yang terlibat tidak dapat saling berkomunikasi secara efektif, maka akan lebih susah untuk mengerti maksud dari pembicaraan. Dampaknya adalah lebih sulit untuk mencari akar permasalahan yang akhirnya membutuhkan waktu lebih lama untuk menemukan solusinya. 

·         Meningkatkan produktivitas

Semakin besar perusahaan maka semakin kompleks pula struktur organisasinya dan cara komunikasi antar karyawan. Contoh dalam perusahaan teknologi apabila komunikasi antara project manager dengan anggota tim teknis yang lain tidak efektif, bayangkan saja berapa lama waktu tidak produktif yang harus dihabiskan hanya untuk membuat para teknisi mengerti apa yang dimaksud oleh project manager. Jadi semakin efektif komunikasinya maka semakin cepat orang lain mengerti apa yang dibicarakan sehingga eksekusi pun lebih cepat.

·         Hubungan kerjasama yang lebih baik

Suatu bisnis akan berkembang lebih cepat apabila terjalin kerjasama dengan pihak lain. Contoh katakanlah ada usaha toko roti yang ingin meningkatkan jumlah produksi per harinya. Pastinya untuk memenuhi kebutuhan bahan baku roti tersebut apabila hanya membeli eceran seperti biasa pasti biaya yang dikeluarkan akan semakin mahal. Berbeda halnya apabila melakukan kerjasama dengan pemasok yang akhirnya mendapatkan harga spesial yang pastinya akan lebih menghemat pengeluaran.

·         Promosi lebih mudah

Bisnis yang berskala besar pasti memiliki bagian pemasaran khusus yang dapat bekerja penuh untuk memasarkan produk tersebut. Namun bukan berarti ketika kita ingin mendirikan startup sudah harus menyiapkan divisi pemasaran khusus apalagi jika modal dan sumber daya manusia yang kita miliki terbatas. Dengan memiliki kemampuan komunikasi yang efektif, kita dapat mengenalkan produk ke masyarakat lebih mudah karena mereka dapat langsung mengerti produk baru yang kita luncurkan.

·         Meningkatkan kesan profesional

Ketika kita berkomunikasi dengan orang lain secara efektif, maka orang tersebut akan nyaman selama berbicara dengan kita. Hal ini juga akan menimbulkan kesan bahwa kita orang yang profesional karena orang yang diajak bicara dapat mengerti maksud pembicaraan dengan mudah.

4.     MACAM-MACAM KOMUNIKASI

1. KOMUNIKASI MENURUT CARA PENYAMPAIANNYA

Pada dasarnya setiap orang dapat berkomunikasi satu sama lainnya karena manusia selain makhluk individu juga sekaligus makhluk sosial yang memiliki kebutuhan untuk berkomunikasi dengan sesamanya. Namun tidak semua orang dapat secara trampil berkomunikasi, oleh karena itu perlu dikenali berbagai cara penyampaian informasi.
Menurut cara penyapaian informasi dapat dibedakan menjadi :

a. Komunikasi Lisan.
• Yang terjadi secara langsung dan tidakdibatasi oleh jarak, dimana ke dua belah pihak dapat bertatap muka.
• Yang terjadi secara tidak langsung karena dibatasi oleh jarak.

b. Komunikasi Tertulis.
• Yang dilaksanakan dalam bentuk suratdan dipergunakan untuk menyampaikanyang beritanya singkat.    Jelas tetapi dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud tertentu.
• Naskah, yang biasanya dipergunakan untuk menyampaikan berita yang bersifat komplek.
• Blangko-blangko, yang dipergunakan untuk mengirimkan berita dalam suatu daftar.
• Gambar dan foto, Karena tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.
• Spanduk, yang biasa dipergunakan untuk menyampaikan informasi kepada orang banyak.

Dalam berkomunikasi secara tertulis, sebaiknya dipertimbagkan maksud dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Dan perlu juga resiko dari komunikasi tertulis tersebut aman dan mudah dimengerti dan menimbulkan pengertian yang berbeda dari yang dimaksud.

2. KOMUNIKASI MENURUT PERILAKU
Komunikasi merupakan hasil belajar manusia yang terjadi secara otomatis, sehingga dipengaruhi oleh perilaku maupun posisi seseorang. Menurut perilaku, komunikasi dapat dibedakan menjadi :

a. Komunikasi Formal.
Komunikasi yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan yang tata caranya telah diatur dalam sruktur organisasinya.

b. Komunikasi Informal.
Komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi.

c. Komunikasi Nonformal.
Komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang bertujuan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi.

Maka telah diketahui bahwa komunikasi formal, informal dan nonformal saling berhubungan, dimana komunikasi nonformal merupakan jembatan antara komunikasi formal dengan komunikasi informal yang dapat memperlancar penyelesaian tugas resmi

3. KOMUNIKASI MENURUT MAKSUD KOMUNIKASI

Bila diperhatikan dengan seksama, maka dapat diketahui bahwa komunikasi dapat terlaksana bila terdapat inisiatif dari komunikator maka maksud terlaksananya komunikasi lebihbanyak ditentukan oleh komunikator tersebut.
Menurut maksud dilakukan komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :

a. Berpidato
b. Memberi ceramah
c. Memberi prasaran
d. Wawancara
e. Memberi perintah atau tugas

Dengan demikian jelas bahwa inisiatif komunikator menjadi faktor penentu, demikain pula kemampuan komunikatortersebutlah yang memegang peranan keberhasilan proses komunikasinya

4. KOMUNIKASI MENURUT RUANG LINGKUP
Ruang lingkup terjadinya komunikasi merupakan batasan jenis komunikasi ini. Maka dalam komunikasi menurut ruang lingkup dapat dibedakan sebagai berikut :

a. Komunikasi Internal.
Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja.
Komunikasi internal ini dapat dibedakan menjadi 3 macam yaitu :

• Komunikasi vertikal yang terjadi dalam bentuk komunikasi dari atasan kepada bawahan.
• Komunikasi horizontal yang terjadi didalam lingkup organisasi/kantor diantara orang-orang yang mempunyai kedudukan sejajar.
• Komunikasi diagonal yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi atau kantor diantara orang-orang yang mempunyai kedudukan tidak sama pada posisi tidak sejalur vertical.

b. Komunikasi Eksternal.
Komunikasi yang berlangsung antara organisasi kepada pihak masyarakat yang ada di luar organissi atau perusahaan tersebut.Komunikasi dengan pihak luar dapat berbentuk :

• Eksposisi, pameran, promosi, publikasi, dan sebagainya.
• Komperensi pers
• Siaran televise, radio, dan sebagainnya.
• Bakti social, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainnya.

Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk mendapatkan pengertian, kepercayaan, bantuan dan kerjasamadengan masyarakat.

5. KOMUNIKASI MENURUT ALIRAN INFORMASI
Komunikasi menurut aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut :
a. Komunikasi satu arah.
    Komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja.

b. Komunikasi dua arah.
Komunikasi yang bersifat timbale balik, dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respons atau feedbeck kepada komunikatornya.

c. Komunikasi ke atas.
Komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan

d. Komunikasi ke bawah.
Komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan

e. Komunikasi kesamping.
Komunikasi yang terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar.

6.  KOMUNIKASI MENURUT JARINGAN KERJA
Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan terlaksananeburut sistem yang ditetapkanya dalam jaringan kerja.Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi :

a. Komunikasi jaringan kerja rantai.
Komunikasi trjadi menurut saluran hirarchi organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.

b. Komunikasi jaringan kerja lingkaran.
Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran.

c. Komunikasi jaringan bintang.
Komunikasi yang terjadi melalui satu sentral dan saluranya yang dilalui lebih pendek.

7. KOMUNIKASI MENURUT PERANAN INDIVIDU
Dalam komunikasi ini peranan individu sangat mempengaruhi keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain :
a. Komunikasi antar individu dengan individu yang lain.
Komunikasi yang terlaksana secara nonformal maupun informal.

b. Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih luas.
Komunikasi yang terjadi karena individu yang dimaksudkan memiliki kemampuan yang tinggi.

c. Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih.
Dalam komunikasi individu berperan sebagai perantara antara dua kelompok atau lebih.

8. KOMUNIKASI MENURUT JUMLAH YANG BERKOMUNIKASI
        Komunikasi yang selalu terjadi diantara sesama manusia baik perorangan maupun kelompok. Jumlah yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri, disamping sifat dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu dapat dibedakan sebagai berikut :

a. Komunikasi perseorangan.
Komunikasi yang terjadi secara perseorangan atau individual antara pribadi dengan pribadi tentang permasalahan yang bersifat pribadi juga.

b. Komunikasi kelompok.
Komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok atau group tentang masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok.

5.     SYARAT PENGIRIM BERITA YANG BAIK

a)      Berita, pesan atau informasi harus jelas dan jangan sampai menimbulkan persepsi lain.

b)      Jangan disampaikan terlalu cepat atau terlalu tergesa-gesa.

c)      Ulangi beberapa kali berita, pesan atau informasi yang dianggap sangat penting.

d)      Jika berita, pesan atau informasi dikhawatirkan menimulkan persepsi lain sebaliknya berita, pesan atau informasi dibuat tertulis dan terhadap hal-hal yang penting disamping diberi penjelasan terlulis juga penjelasan lisan.

e)      Jarak antara muatan waktu penyampaian dan pelaksanaan dari berita, pesan atau informasi jangan terlalu lama.

f)       Jika memungkinkan (perlu), jelaskan berbagai alas an yang mendasari dari berita, pesan atau informasi yang disampaikan.

g)      Erita, pesan atau informasi jangan disampaikan dalam keadaan marah sebab orang yang marah cenderung tidak berfikir secara rasional melainkan berfikir secara emosional.

h)      Berikanlah kesempatan bagi penerima untuk merenspons berita, pesan atau informasi yang disampaikan dan perhatikanlah secara seksama dan penuh perhatian.

i)        Berita, pesan atau informasi yang disampaikan jangang telalu berbelik karna penjelasan atau keterangan atau penyampaian yang berbelit-belit membuat penerima bosan menerimanya sehingga dapat menimbulkan bias komunikasi.

j)        Akhir proses komunikasi dengan salam penutup yang menyenangkan sehingga penerima pesan tidak meraskan suatu beban yang berat akan tetapi penerima pesan perlu diingatkan akan konsekuensi logis dari berita, pesan atau informasi yang dikomunikasikan.

6.     SYARAT MENJADI PENERIMA BERITA YANG BAIK

a)      Jangan berbicara dengan orang lain. Anda tidak akan dapat mendengarkan orang lain ketika anda berbicara.

b)      Tunjukan bahwa anda benar-benar sedang memperlihatkan terhadap berita, pesan atau informasi yang disampaikan kepada anda.

c)      Buat suasana sedemikian rupa sehingga penyampaian atau pengirim berita, pesan atau informasi leluasa untuk menyampaikannya.

d)      Tunjukan bahwa anda sedang memperlihatkan apa yang disampaikan si pengirim berita, pesan atau informasi.

e)      Lenyapkan semua gangguan terhadap proses komunikasi yang sedang berlangsung.

f)       Bersabarlah didalam menyimak berita, pesan atau informasi yang sedang disampaikan kepada anda dan jangan menampakkan anda orang yang terburu-buru dengan sesuatu.

g)      Ajukan pertanyaan jika berita, pesan atau informasi kurang jelas atau kurang dapat anda mengerti.

h)      Jika anda tidak sependapat maka berikanlah alasan yang rasional dan objektif dan sampaikan dengan penuh perhatian dan dedikasi yang tinggi.

i)        Jika saran atau masukan anda tidak atau belum diterima maka jangan anda menganggap bahwa diri anda tidak diperhatikan atau diremehkan dan hindarkan pemikiran kontrofersi murahan yang mengatakan jika tidak dilibatkan berarti tidak diperlukan oleh organisasi. Sadarilah mungkin saat ini argument anda dipandang masih belum waktunya diterapkan atau situasinya masih belum memungkinkan.

j)        Tunjukan bahwa anda mempunya rasa empati kepada orang atau pihak yang menyampaikan berita, pesan atau informasi.

k)      Sadarilah dimana posisi anda ketika anda berkomunikasi dengan orang lain

l)        Renungkanlah apa yang telah disampaikan kepada anda dari pengirim berita, pesan atau infromasi dan jika masih ada sesuatu yang kurang jelas maka ajukanlah pertanyaan sehingga anda memperoleh keterangan yang jelas dan lengkap sehingga anda benar-benar dapat memahami.

7.     KENDALA ATAU HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Di dalam komunikasi  selalu ada hambatan yang dapat mengganggu kelancaran jalannya proses komunikasi . Sehingga informasi dan gagasan yang disampaikan tidak dapat diterima dan dimengerti dengan jelas oleh penerima pesan atau receiver.

Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton, ada hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi tidak efektif  yaitu adalah (1992,p.10-11) :

1. Status effect
Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.

2. Semantic Problems
Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah komunikasi (miscommunication). Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah penafsiran seperti contoh : pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai dan lain-lain.

3. Perceptual distorsion
Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya.

4. Cultural Differences
Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan , agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh : kata “jangan” dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata tersebut suatu jenis makanan berupa sup.

5. Physical Distractions
Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya yang kurang jelas.

6. Poor choice of communication channels
Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya sambungan telephone yang terputus-putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.

7. No Feed back
Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia. Seperti contoh : Seorang manajer menerangkan suatu gagasan yang ditujukan kepada para karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan tanggapan atau respon dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang manajer.

8.     MENGATASI KENDALA KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI

Untuk mengatasi hambatan atau kendala proses komunikasi, ada dua langkah penting yang harus diambil yaitu : pertama, kita harus mengenal dan mengakui berbagai perbedaan yang ada disetiap individu dan kedua kita dapat menyelesaikan atau menyingkirkan hambatan atau kendala komunikasi.

Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi :

1. Membuat suatu pesan secara berhati-hati, tentukan maksud dan tujuan komunikasi serta komunikan yang akan dituju.

2. Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi, komunikator harus berusahadapat membuat

komunikan lebih mudah memusatkan perhatian pada pesan yang disampaikan sehingga penyampaian pesan dapat berlangsung tanpa gangguan yang berarti.

3. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan, Cara dan waktu

penyampaian dalam komunikasi harus direncanakan dengan baik agar mengahasilkan umpan balik dari komunikan sesuai harapan

Mengapa komunikasi gagal?” komunikasi gagal karena ada faktor-faktor penghambat, diantaranya adalah sebagai

berikut:

1. Perbedaan Persepsi

Ini adalah salah satu hambatan komunikasi yang umum dijumpai. Perbedaan bahasa

sreing kali berkaitan erat dengan perbedaan dalam persepsi individu. Cara mengatasi perbedaan persepsi dan bahasa pesan harus dijelaskan sehingga dapat dipahami oleh penerima yang mempunyai pandangan berbeda.

2. Reaksi Emosional

Reaksi emosional mempengaruhi cara kita memahami pesan orang lain dan cara kita

mempengaruhi orang lain dengan pesan kita sendiri. Jika kita berada pada lingkungan yang mengancam kekuasaan kita, maka kita akan memberikan reaksi dengan mempertahankan diri atau agresif. Pendekatan terbaik untuk berhubungan dengan emosi adalah menerimanya sebagai bagian dari proses komunikasi dan mencoba untuk memahaminya ketika emosi menimbulkan masalah.

3. Ketidakkonsistenan Komunikasi Verbal dan Nonverbal

Kita sering berpendapat bahasa lisan dan tulisan sebagai medium utama komunikasi, tetapi pesan yang kita kirimkan dan kita terima amat dipengaruhi faktor nonverbal seperti, gerkan tunuh, pakaian, ekspresi wajah, gerakan mata, dan sentuhan badan. Kunci untuk menghilangkan ketidakkonsistenan dalam komunikasi adalah mewaspadai dan berjaga-jaga agar komunikasi nonverbal selaras dengan pesan verbal

9.     FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KOMUNIKASI ORGANISASI

a)      Saluran Komunikasi Formal dapat mempengaruhi efektivitas komunikasi dalam dua hal :

1. Saluran formal mencakup jarak yang begitu luas dengan berkembangnya dan tumbuhnya organisasi. Misalnya, komunikasi yang efektif biasanya jauh lebih sukar dicapai didalam organisasi perusahaan eceran yang besar dengan banyak cabang yang tersebar luas dibandingkan department store dengan banyak cabang

2. Saluran komunikasi formal biasanya merintangi arus informasi yang bebas diantara berbagai tingkatan organisasi. Misalnya, pekerja lini perakitan biasanya akan selalu berkomunikasi dengan manager pabrik. Sementara ini diakui bahwa pembatasan di dalam saluran komunikasi mempunyai beberapa kerugian. Sering kali saluran komunikasi informal berhadapan dengan konsekuensi yang tidak diharapkan seperti satu memo untuk banyak orang.

b)      Struktur Otoritas Organisasi mempunyai pengaruh yang sama terhadap efektivitas organisasi. Perbedaan status dan kekuasaan dalam organisasi akan dapat membantu menetapkan siapa yang akan melakukan komunikasi dengan siapa. Misalnya, percakapan antara Presiden direkur perusahaan dengan pekerja tata tulis kantor sering kali dipengaruhi oleh perilaku sopan santun dari bawahan kepada bawahan. Umumnya, pekerja bawahan akan sangat menghormati atasan (apalagi kedudukannya berbeda jauh) dengan cara  membungkukkan badan atau menggunkan kata-kata kelas tinggi dan mungkin hal ini  sangat penting di dalam melakukan komunikasi dengan atasan.

c)      Spesialis Tugas (Pekerjaan) biasanya akan memudahkan melakukan tugas (pekerjaan) dalam kelompok yang berbeda-beda. Anggota kelompok kerja yang sama biasanya akan menggunakan kata-kata khusus yang hanya dimengerti oleh kelompokya.

d)      Kepemilikan Informasi berarti bahwa individu informasi dan pengetahuan yang unik mengenai tugas (pekerjaan) mereka. Pekerja yang sering berada dikamar yang gelap barangkali akan mempunyai teknik dan cara tersendiri jika diberi tugas.

10.            KOMUNIKASI VERSUS KEMAJUAN TEKNOLOGI INFORMASI

Kemajuan teknologi computer yang begitu pesat telah memberikan pengaruh yang sangat besar bagi organisasi, baik dari segi pengolahan data, pengolahan informasi, kecepatan pengolahan data dan informasi, serta gaya kepemimpinan yang kondusif bagi organisasi. Tidaklah mungkin untuk menyamakan organisasi yang menggunakan computer modern dengan organisasi yang tidak menggunakan computer, begitu pula pola komunikasi dan gaya manajerial yang ada di dalam organisasi.

      Komputer baik langsung maupun tidak langsung telah dijadikan alat strategis untuk mengetahui lingkungan organisasi, baik organisasi bisnis maupun organisasi non bisnis. Melalui computer maka organisasi dapat berhubungan dengan organisasi lain yang melewati batas Negara, sehingga negarapun juga akan semakin sulit untuk mengendalikan transfer berita, pesan atau informasi dari suatu Negara ke Negara lain.

      Komputer tidak hanya dijadikan alat untuk mengolah, menyimpan data akan tetapi computer telah menjadi media komunikasi yang sangat efektif yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja internal organisasi akan tetapi juga dapat digunakan untuk mengukur untuk memperoleh berita, pesan atau informasi di seluruh dunia. Melalui electronic mail, setiap orang dapat berkomunikasi dengan orang lain di seluruh dunia pada waktu yang dikehendaki. Melalui video conferencing, setiap orang diseluruh dunia dapat menyelenggarakanrapat dengan peserta di seluruh dunia pada tempat yang dipilih.

11.            BEBERAPA TIPS GUNA MEMPERBAIKI KOMUNIKASI TERTULIS

Petunjuk untuk melakukan komunikasi tertulis, yaitu

a)      Gunakan kata-kata dan kalimat yang sederhana.

b)      Sedapat mungkin hindari bahasa asing yang menimbulkan salah pengertian.

c)      Gunakan kata-kata yang familiar dan pendek  (ringkas).

d)      Gunakan kata ganti orang yang sesuai dan sopan.

e)      Berikan ilustrasi dan contoh ringkas dan jelas.

f)       Gunakan kalimat singkat dan paragraph pendek.

g)      Utamakan menggunakan kata kerja pasif

h)      Hindarkan penggunaan kata-kata yang tidak perlu.

i)        Hindari sedapat mungkin kata bantu.

j)        Kurangi pengurangan kata.

k)      Gunakan kata yang mempunyai arti yang sama tanpa harus menggunakan pengulangan kata.

l)        Upayakan menggunakan tutur kata sopan, tidak meremehkan dan upayakan kata yang menghormati atau menghargai

12.            PETUNJUK KOMUNIKASI DASAR

Dibawah ini beberapa petunjuk yang harus dijadikan pegangan guna memperbaiki praktik komunikasi yang ada di dalam organisasi untuk menghindarkan diri dari kebuntuan komunikasi. Beberapa standar tersebut adalah sebagai berikut :

·         Kurangi Kemenduaan

Pengirim sebaiknya melukakan komunikasi setepat mungkin sehingga tidak dipersepsikan lain oleh penerima berita, pesan atau informasi dan dengan demikan akan memperkecil kesalahan interpretasi.

·         Gunakan Alur Komunikasi Yang Tepat

Pengirim berita, pesan atau informasi sebaiknya menggunakan saluran yang telah ada dan jelas sehingga dapat menghilangkan atau memperkecil kesimpang siuran.

·         Hindari Perilaku dan Sikap Negatif

Pernyataan seperti jika tidak ingin bekerja sama sekali kenapa tidak mencoba yang lain. Pernyataan ini dapat menghasilkan kegagalan, sebab pernyataan ini hanya merupakan dorongan yang tidak memberikan semangat.

·         Perhatikan Waktu Penyampaian

Di dalam melakukan komunikasi hendaknya diperhatikan saat atau waktu penyampaian berita, pesan atau informasi. Waktu penyampaian yang tidak tepat dapat menggagalkan semua rencana yang telah disusun. Jika waktu yang dirancang untuk melakukan komunikasi dipandang kurang tepat maka sebaiknya ditunda sampai waktu yang akan digunakan dipandang tepat dan efektiv untuk melakukan komunikasi.

13.                        MEDIA ELEKTRONIK DI DALAM KOMUNIKASI

Manajer harus belajar dan secara bertahap harus mengadopsi berbagai peralatan elektronik yang dapat memperbaiki proses dan kualitas komunikasi.

Peralatan elektronik meliputi mainframe computers, minicomputers, personal computers, electronic mail system dan type-writer, selular telephone dan lain sebagainya.

Dibawah ini secara ringkas dan umum akan diuraikan tentang telecommunications dan teleconferencing.

1.      Telecommunications

Manfaat bagi perusahaan:

·         Perangkat keras dan perangkat lunak perbankan yang memberikan pelayanan perbankan jarak jauh sehingga para nasabah dapat mentransfer dana mereka dengan leluasa dan dengan tingkat kesalahan nol.

·         Sekarang banyak bank yang menggunakan pelayanan melalui telepon. Fasilitas faksimili memudahkan pengiriman data dan informasi keseluruhan dunia.

·         Sistem pelayanan pesanan pesawat udara yang dapat disusun sesuai dengan pengaturan perjalanan.

·         Laporan keuangan perusahaan dapat disusun secara otomatis, baik secara individual maupun secara konsolidasi begitu pula dengan analisisnya yang dapat dihubungkan secara langsung kepada media televise.

2.      Teleconferencing

Teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa. Dalam telekonferensi juga dimungkinkan menggunakan whiteboard yang sama dan setiap peserta mempunyai kontrol terhadapnya Jadi, juga berbagi aplikasi.

Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference karena menyediakan satu atau lebih dari berikut ini: audio, video, dan / atau layanan data oleh satu atau lebih berarti, seperti telepon, komputer , telegraf, teletip, radio, dan televisi.

Di Indonesia, terdapat beragai layanan teleconference melalui telepon baik fixed maupun mobile (Audio Conference) yang mempunyai kemampuan untuk melayani percakapan sampai 30 pemanggil dalam satu konferensi. Jumlah peserta dapat diatur sesuai dengan keinginan penyelenggara konferensi. Sistem conferenceatau konferensi juga bisa dilengkapi dengan PIN (Personal Identification Number) sehingga menjamin kerahasiaan suatu konferensi dari pemanggil yang tidak diundang dalam telekonferensi atau teleconference tersebut.

KESIMPULAN

Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”),secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis Dalam kata communis ini memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.

Di kehidupan ini komunikasi merupakan sesuatu yang sangat vital. Komunikasi berperan penting bagi kehidupan manusia, karena manusia itu sendiri dikenal sebagai makhluk social. Setiap saat pasti manusia di dunia ini melakukan komunikasi, baik itu komunikasi verbal maupun komunikasi non verbal. Namun , berkomunikasi dengan mengharapkan timbal balik yang positif dari lawan bicara kita itu sulit,